Rubrica prin care ne-am propus sa vi-i prezentam pe cei care se ocupa de diversele aspecte ale unui eveniment reusit, o aduce azi in fata pe Geta Ungurean, in a carei sarcina cade bunul mers al unei nunti, cu toate aspectele organizatorice. Asa ca am invitat-o la o poveste, pe care o puteti urmari mai jos:
Care crezi ca e cea mai mare preconceptie legata de un wedding planner?
Multă lume încă crede că angajarea unui profesionist pentru a le plănui nunta este atât de costisitoare încât nu vor reuşi nicicum să plătească serviciile unui wedding planner şi să aibă tot ce îşi doresc la nuntă. Eu sunt aici să vă spun că nu e deloc aşa. Folosesc o formulă stabilită în urma experienţei organizării de nunţi, care îmi permite să calculez cât va costa bugetul unei nunţi şi prin care aloc aproximativ 10% din bugetul total pentru Wedding Planner. De cele mai multe ori cei 10% nu vor reprezenta exact suma pe care o reţin, astfel banii rămaşi în plus pot fi folosiţi pentru alte lucruri.
Care e cel mai mare beneficiu pentru miri in a alege sa foloseasca serviciile unui wedding planner? Poate un WP sa ii ajute pe miri sa economiseasca bani?
O să vă detaliez o listă întreagă de beneficii:
Realizarea unei to-do list şi a unui program.
Fiecare mireasă trebuie să facă asta, nu? Nu se poate planifica o nuntă fără să ştiţi ceea ce trebuie făcut, nu-i aşa? Acesta este unul din avantajele angajării unui wedding planner: crearea unei to-do list şi a unui program pentru voi – pentru fiecare programare, întâlnire sau orice e pe listă veţi primi un reminder, deci nu mai trebuie să vă gândiţi voi la ce e de făcut şi când trebuie făcut. În plus, un wedding planner a mai organizat o serie de nunţi înainte, voi e posibil să nu fi avut tangenţă cu asta.
Bugetul.
Un wedding planner vă ajută să concepeţi bugetul de nuntă şi să vă încadrati în acel buget. Atunci când veţi dori ceva complet nefezabil, wedding plannerul va fi cel care vă va spune asta şi nu vă va lăsa să luaţi decizii iraţionale.
Recomandări de furnizori.
Un wedding planner va va oferi recomandări sincere ale furnizorilor cu care a colaborat şi în care are încredere. De fapt, dacă doriţi puteţi chiar să întrebaţi ce fel de experienţe au avut cu anumiţi furnizori sau cum au început să colaboreze. Uneori e posibil să NU recomande un anumit furnizor deoarece au avut o experienţă neplacuta lucrând cu acesta. Poate suna urât, dar se mai întâmplă.
Comunicarea şi relaţia cu furnizorii.
Presupune contactarea furnizorilor pentru a le afla disponibilitatea, trimiterea de e-mailuri, telefoane, mesaje şi cel mai probabil o întâlnire sau două cu aceştia. Uneori, dacă vă doriţi asta, wedding plannerul se poate ocupa de comunicarea cu toţi furnizorii şi puteţi să îi cereţi să vă transmită constant noutăţile: schimbări, întrebări, preocupări etc. De asemenea, wedding plannerul o să vă amintească când va trebui făcută o plată către unul din furnizori.
Decorul nunţii.
Nu toţi wedding plannerii sunt experţi în decorul de nuntă. De fapt, există wedding designers care doar cu asta se ocupă şi realizează decoruri impresionante. În ciuda acestui fapt, nu contează ce fel de servicii vă oferă wedding plannerul vostru pentru că el sau ea este cu siguranţă pregătit să vă ajute să pregătiţi sau să stabiliţi un decor de nuntă sen-za-ţio-nal! E posibil să vă ofere un întreg concept sau să vă fie alături atunci când alegeţi culorile, însă vor fi lângă voi pe parcursul întregului process de hotărâre a decorului nunţii.
Întâlniri şi consultanţă.
Avantajul de a avea un wedding planner poate fi reprezentat şi de faptul că acesta se ocupă de stabilirea întâlnirilor voastre. Uneori e nevoie de mai multe e-mailuri şi telefoane pentru a stabili o întâlnire sau când să aibă loc consultanţa. E posibil să nu dispuneţi de acest timp şi să preferaţi să aflaţi doar de succesul stabilirii unei întâlniri. A avea un wedding planner la dispoziţia Dvs. înseamnă că puteţi să staţi liniştiţi în timp ce plannerul se ocupă de stabilirea tuturor detaliilor întâlnirilor în zilele şi la ora menţionată de voi.
Wedding etiquette.
Wedding plannerul va poate sfături în privinţa dress code-ului, cât alcool să se servească la nuntă şi cum ar trebui aşezaţi invitaţii la masă (dacă e cazul). Un wedding planner ştie totul despre normele de comportare la o nuntă şi despre formalităţi. E posibil ca unele norme să nici nu mai fie considerate drept norme, şi în realitate să fie vorba despre ceea ce vi se potriveşte vouă şi nunţii voastre cel mai bine, însă uneori mai rămân câteva aspecte care trebuie tratate cu atenţie.
Confirmări.
Unii wedding planneri se ocupă ei de toate confirmările pentru voi. Gestionarea confirmărilor este o muncă care cuprinde sarcini atât de anoste, precum: confirmarea porţiilor de mâncare, confirmarea locurilor la mese, confirmarea numărului invitaţiilor etc. Personal, mă ocup de toate aceste detalii la cererea miriilor mei, încă un lucru pe care voi sunteţi scutiţi să-l mai faceţi.
Mementouri.
Sunt simple şi utile. Pentru că există mari şanse să uitaţi ceva – fie poate fi ceva important precum DJ-ul, sau ceva mai puţin important precum meniurile pe fiecare masă, un wedding planner trebuie să fie atent să trimită mementouri despre lucrurile care au potenţialul de a fi uitate.
Confirmări ale furnizorilor
Săptămâna dinaintea nunţii este de obicei foarte haotică şi stresantă. Nu cred că vă doriţi să primiţi e-mailuri şi telefoane constant pentru a confirma ora şi locaţia cu diferiţi furnizori. Wedding plannerul se ocupă de asta.
Programul zilei nunţii.
Este absolut necesar să aveţi un program pentru ziua nunţii. Cum altfel veţi şti când să începeţi să vă pregătiţi, când să spuneţi oamenilor să vă livreze lucrurile etc.? Desigur, de acest program se va ocupa wedding plannerul vostru, făcând tot felul de trucuri şi anunţând furnizorii pe parcurs, în funcţie de necessitate.
Coordonarea ceremoniei civile şi a celei religioase.
Câteodată ceremoniile pot fi un mare haos. Oamenii cred că ştiu ce au de făcut, dar atunci când chiar trebuie să facă ceva realizează că nu ştiu. Avantajul de a avea wedding planner este că acesta se asigură că ceremonia se desfăşoară fără incidente şi că toţi participanţi ştiu ce au de făcut şi unde trebuie să meargă.
Coordonator pentru ziua nunţii.
Uneori ofer doar acest serviciu celor care aleg să-şi planifice singuri nunta. De ce este atât de important acest serviciu? Pentru că în ziua nunţii nu vreţi să fiţi voi cei care să vă ocupaţi logistică şi ca toate lucrurile să fie amenajte cum trebuie. Avantajul de a avea un wedding planner este că el se asigură că tortul ajunge la timp, că mărturiile sunt aşezate la locului fiecărui invitat şi că acel panou pe care l-aţi pregătit pentru a fi scrise mesaje din partea invitaţiilor va fi montat la intrare, cum vă doreaţi. Iar când vine vorba de coordonarea momentelor la nuntă, tot wedding plannerul se ocupă şi de asta. Wedding plannerul vă anunţă când trebuie să plecaţi la ceremonie, când trebuie tăiat tortul, când are loc dansul mirilor şi când au loc momentele speciale. Tot wedding plannerul se ocupă şi de furtul miresei dacă e cazul, ajută mireasa să-şi coasă tivul la rochie (în caz de nevoie) sau anunţă toasturile şi întreţine atmosfera.
Detaliile nuntii.
Cine se asigură că toate detaliile şi proiectele DIY la care aţi muncit atât de mult vor fi montate cum trebuie şi vor arăta spectaculos? Cine se ocupă să demonteze toate detaliile pe care vi le doriţi ca amintire şi să le trimită părinţilor voştri pentru a le păstra în siguranţă până voi vă întoarceţi din luna de miere? Wedding plannerul.
Cadourile de nuntă.
Multă lume alege să aducă (şi) cadouri la nuntă. Ce faceţi cu ele? Avantajul de a avea un wedding planner este că el se ocupă să încarce toate cadourile şi se asigură că acestea sunt trimise acasă la voi şi păstrate în siguranţă. De asemenea, dacă wedding plannerul vostru este la fel de grijuliu ca mine, vă va pregăti o pungă specială cu toate felicitările şi mesajele lăsate de invitaţii voştri, pentru că e posibil să aveţi o insomnia cauzată de starea de euforie şi să vreţi să citiţi câteva mesaje.
Cat de educata este piata din Romania in ceea ce priveste serviciile unui wedding planner?
Din fericire, experienţa mea în domeniu mi-a confirmat că piaţa este din ce în ce mai educată în acest sens şi înţelege necesitatea mea sau a oricărui wedding planner. Drept dovadă – numărul în creştere de nunţi pe care le organizez . Cred că există o preconcepţie greşită vizavi de consumatorul de evenimente din România: cum că ar fi nefamiliarizat cu serviciile unui wedding planner. Consider că din ce în ce mai multă lume întelege importanţa wedding plannerului, a faptului că nu merită să-şi piardă sute de ore pentru a-şi organiza evenimentul cel mai important din viata, să verifice furnizorii, să încheie contracte şi să verifice clauze care nu garantează că serviciile contractuale vor fi livrate la nivelul dorit. Pe lângă acestea, nivelul de stres generat – atât înainte de nuntă, cât şi în timpul nunţii, când apar situaţii neprevăzute – nu poate fi cuantificat în nicio unitate monetară. Vă dau exemplu: mirii mei care în săptămâna de dinaintea nunţii îşi permit să iasa la cină cu naşii, să meargă la masaj etc. şi care nu se stresează dacă vor ajunge florile proaspete din Olanda, dacă chelnerii vor servi corect la mese sau dacă la biserică preotul are totul pregatit.
Cum ai ajuns sa te ocupi de acest domeniu? Cum se educa un wedding planner in Romania?
Poate nu am visat să fiu organizatoare de nunţi, dar de mică, ca orice fetiţă mi-am dorit ca atunci când mă fac mare „să mă fac mireasă”.
Acum sunt prietena lor cea mai bună, deci ţelul este aproape împlinit :)
Cred că educaţia unui wedding planner se realizează mai mult prin experienţă, ca în orice altă meserie. Te ajută mult şi background-ul profesional. De exemplu, experienţa financiară învăţată în anii în care am lucrat în bancă îmi este utilă pentru părţile contractuale necesare, bugete etc. Pe lângă background-u profesional, contează cât de mult îţi place ceea ce faci, oricât de clişeic ar suna. Iar eu iubesc meseria asta, pe care, dacă nu ar fi existat, cu siguranţă aş fi inventat-o eu!
Cat de mult te implici in organizarea evenimentului? Cat din ceea ce faci este punerea in aplicare a unui plan gandit dinainte de catre miri si cat este consultanta?
Mă implic atât cât îşi doresc mirii mei. Nu există un răspuns standard la această întrebare şi acest lucru nu poate decât să mă bucure, pentru că cei care mă cunosc ştiu că nu-mi plac variantele standard: fiecare cuplu are o altă poveste de iubire, o altă percepţie asupra lucrurilor, alte preferinţe, altă modalitate de organizare a evenimentelor importante din viaţă. Dacă o mireasă doreşte să pun în aplicare „scenariul” nunţii pe care a visat-o înca de mică, voi fi prima care va veni cu sugestii ca totul să fie perfect. Dacă, din contră, mirii vor să le ofer eu variante de organizare a nunţii – voi face acest lucru ţinând cont atât de preferinţele, dorinţele, pasiunile şi povestea de iubire a cuplului.
Cum se impaca termenii „wedding planner”, „maestru de ceremonii” si „staroste”? Unde (si daca) se intersecteaza si unde exista incompatibilitati?
Din punctul meu de vedere, nu există incompatibilităţi. Vă spun cum lucrez eu: în funcţie de ceea ce-şi doresc mirii – adică dacă-şi doresc „staroste” sau „maestru de ceremonii” la nuntă – eu comunic în permanenţă cu aceştia, le pun la dispoziţie programul nunţii şi tot suportul necesar ca nunta să fie exact aşa cum şi-o doresc mirii.
Pregatirile mirilor sunt pentru marea zi. Majoritatea furnizorilor presteaza serviciile in acea zi. Cate zile presupune munca de wedding planner?
Din nou, nu există un răspuns standard. Având în vedere că, atât eu cât şi echipa mea avem experienţa necesară organizării atât a nunţilor mici, cât şi a celor complexe – noi ştim să ne adaptăm şi să ne încadrăm în timpul pe care îl avem la dispoziţie. Dacă avem o nuntă pe care o preluăm „din mers” datorită unor probleme apărute pe parcursul colaborării cu alte agenţii şi avem la dispoziţie 2-3 săptămâni, ştim să ne adaptăm. În momentul în care am avut o nuntă de 1000 persoane de coordonat – vă daţi seama că timpul alocat organizării s-a întins pe o perioadă mai lungă de timp.
Cum stabilesti impreuna cu mirii bugetul pentru un eveniment? Ce anume crezi ca influenteaza cel mai mult modificarile majore de buget?
Având în vedere expertiza mea bancară, acumulată în cei 5 ani cât am activat în domeniul bancar, ştiu că bugetul este un instrument esential. Prin intermediul fişei de buget pe care am conceput-o special pentru nunţi – reuşesc împreună cu mirii mei să ne urmăm paşii pe care i-am stabilit iniţial şi să nu existe modificări majore de buget. Consider că o discuţie iniţială deschisă ne ajută să evităm modificările majore de buget – pe care nu le consider sănătoase.
Exista clienti cu care alegi sa nu colaborezi in urma intalnirii initiale?
Am avut norocul să mi se solicite serviciile de către cupluri care se iubesc şi care îşi doresc să îi ajut ca evenimentul pe care îl organizez pentru ei să fie cel mai frumos eveniment al vieţii lor. Ca să raspund la intrebare, n-am avut miri pe care să fiu nevoită să îi refuz.
Nunta in intregul ei ar trebui sa reflecte personalitatea mirilor – cat de mult e totul influentat de personalitatea wedding plannerului? Pot intra in conflict?
Toate nunţile pe care le organizez – reflectă persoanlitatea mirilor, pentru că eu comunic şi îmi ascult mirii. Nu încerc să îi influenţez, ci le descriu atât avantajele, cât şi dezavantajele pentru fiecare decizie pe care trebuie să o ia. In plus, le spun care este părerea mea vizavi de soluţia cea mai potrivită pentru ei. Nu intram în conflict, pentru că nu suntem în „concurs”, având în vedere că eu lucrez cu mirii ca şi o echipă. Fără excepţie, şi după terminarea nunţii, mirii îmi rămân prieteni şi ma ocup şi de botezul copiilor lor.
Cum se impaca sarcinile unui wedding planner cu “indicatiile pretioase” venite din partea unor parinti, nasi sau invitati care tind sa influenteze cuplul mirilor?
Nunţile pe care le organizez reflectă personalitatea mirilor. Familia – este parte integrantă a tânărului cuplu şi stăm de vorbă până când ajungem să mulţumim ambele „părţi” implicate în procesul de comunicare: atât „sfătuitorii”, cât şi mirii. Fără excepţie, găsesc împreună cu mirii varianta cea mai potrivită ca toată lumea să fie fericită şi să aştepte făra stres ziua cea mare :)
Ce surprize neplacute pot aparea la o nunta? Ne poti relata cea mai neplacuta experienta? Dar cea mai placuta surpriza? :)
Dat fiind faptul că eu şi echipa mea ne ocupăm de organizarea evenimentului – garantăm pentru ceea ce organizăm, deci nu vă pot relata surprize neplăcute, pentru că nu există. În schimb, legat de surprizele plăcute – aş putea să vă scriu pagini intregi… În conceperea multor surprize complotăm împreună cu naşii, familia sau prietenii mirilor: aducem formaţia cea mai iubită de miri să le cânte la nuntă, aducem avion care să ii plimbe pe miri – dacă acest lucru ştim că şi-l doresc şi multe, multe alte surprize plăcute!
Exista vreun aspect legat de nunta de care ai refuza sa te ocupi?
Încă n-am fost pusă în situaţia de a refuza vreun aspect al nunţii. Probabil că modul meu de a comunica cu mirii a fost unul transparent şi deschis, iar aceştia au reacţionat mereu cu aceeaşi „monedă” cerându-mi doar lucruri care sunt în concordanţa cu principiile şi valorile după care mă ghidez. Vă mărturisesc că îmi iubesc mirii şi tind să cred ca şi ei pe mine :)
Cat costa serviciile unui wedding planner in Romania in general? Dar ale tale? Ce influenteaza cel mai mult tarifele unui wedding planner?
Onorariile pe care le practic variaza atât în funcţie de responsabilităţile mele şi ale echipei mele în cadrul evenimentului, cât şi de complexitatea evenimentului. Un alt factor important în stabilirea onorariului ţine de perioada de timp în care trebuie organizat evenimentul, adică e o diferenţă între onorariul stabilit pentru o nuntă pe care o organizezi pe parcursul unei luni şi alt onorariu pentru o nuntă organizată pe perioada unui an sau mai mult. Serviciile mele variază intre 500 euro şi 3000 euro (după cum sunt detaliate şi pe site-ul meu)
Cat de mult preiei din relatia mirilor cu ceilalti furnizori?
Preiau atât cât consideră mirii mei că au nevoie de mine: sunt situaţii în care am doar numărul lor de telefon şi le trimit programul nunţii sau sunt situaţii în care preiau absolut toată relatia cu aceştia – de la facturare, plăţi, consultanţă, verificare implementare, monitorizare, rest de plată şi inclusiv livrarea materialelor de nuntă (ex: fotografii, filmări video) în timpul stabilit prin contract.
Din ce e compusa echipa unui wedding planner?
Cred că fiecare wedding planner are modul lui de lucru, în consecinţa pot răspunde doar vizavi de echipa mea care este formată din oameni minunaţi, pasionaţi de ceea ce fac şi foarte atenţi la detalii. Am o asistenta care îmi uşurează cu succes programul zilnic şi câte o persoană care se ocupa de celelalte aspecte importante ale departamentului de nunţi: administrativ, event planning si design de eveniment. Am lasat la final doi oameni dragi cu ajutorul cărora implementez de mai bine de un an fiecare decizie strategică pe care o iau: Dragoş Alexa – care îmi asigură suportul legat de partea de branding, PR şi comunicare şi Alexandra Irimie – omul meu de PR –ul şi persoana care coordonează cu succes toţi angajaţii companiei din biroul din Cluj. Alexandra coordonează şi programul de internship pe care l-am deschis pentru doritori, adică pentru cei care doresc să se specializeze într-unul din departamentele noastre: weddings, corporate events sau interactive solutions.
Care e cel mai important sfat pe care l-ai da unei viitoare mirese?
Să se bucure de fiecare clipă, de fiecare activitate, de familie şi nu în ultimul rând de timpul petrecut împreună cu viitorul soţ. Toate acestea, atât în momentele de dinaintea nunţii, cât şi din timpul nunţii şi, evident, de momentele care urmează după nuntă :)
Unde te pot gasi clientii pentru a sta de vorba cu tine?
Sunt de găsit: pe site, Facebook, Twitter, Pinterest, in Cluj-Napoca pe str. Napoca 3, ap. 23 (cu programare la telefon 0741 095 203) sau in Bucureşti (Aviatorilor 39, tot cu programare telefonică) şi evident pe e-mail: contact@getaungurean.ro
Surse foto: bySergio, Liviu Ratiu, Andrei Photography
