Planner vs. Designer vs. Coordonator

Te întrebi și tu, nu-i așa? Dacă nu știi ce rol are fiecare în procesul organizării unei nunți, ai ajuns în locul potrivit. În cele ce urmează, echipa Nuntă la mare ți-a pregătit toate detaliile necesare pentru ca tu să știi de unde să începi atunci când îți alegi echipa. 

Am plecat la drum cu dorința de a ieși din tiparul nunților clasice, dedicându-ne exclusiv planificării și coordonării evenimentelor cu atmosferă nonconformistă la malul mării. Încă de la primele evenimente organizate am realizat cât de importantă este îmbinarea cu succes a serviciului de planificare și coordonare cu partea de design.

În România, la vremea respectivă (2010) cuplurile nu credeau în ideea de organizator de eveniment sau wedding planner și nu erau dispuși să plătească pentru acest serviciu. Ușor, ușor lucrurile s-au schimbat iar în ultimii ani ideea de a avea un wedding planner nu mai este privită cu atât de multă reticență.

Din contră, dacă înainte cuplurile se loveau doar de termenul “wedding planner”, ce face și care sunt avantajele colaborării cu unul, astăzi au de ales între a opta pentru:

  • Organizator de eveniment (Wedding planner)
  • Designer de eveniment (Wedding Designer/Stylist/Architect)
  • Coordonator de eveniment (Wedding Coordinator)

Indiferent de titlul pe care îl poartă, fie că este vorba de organizator, stilist sau coordonator, fiecare profesionist însumează caracteristici din toate cele trei categorii dar în același timp, responsabilitățile sunt diferite și clar definite.

wedding planner nunta la mare

Foto Credit: Orange Photos

Deci, care este diferența dintre planner, coordonator și designer?

Wedding Planner

Wedding planner-ul este prima persoană pe care ar trebui să o contactați după ce ați stabilit că vă căsătoriți.

De cele mai multe ori, cuplurile apelează la un wedding planner după ce au contractat locația și au hotărât data evenimentului. Însă, o primă discuție cu un organizator de evenimente înainte de a lua orice decizie, mai ales una atât de importantă cum este locația, vă poate salva mult timp, bani și energie.

Plecând de la partea de logistică, recomandare furnizori și negocierea contractelor, un wedding planner va fi alături de voi pe tot parcursul procesului de planificare cât și în ziua/noaptea nunții.

Alegerea unui wedding planner care să vă fie alături nu este deloc ușoară. Sunt foarte mulți organizatori de evenimente iar serviciile pe care le oferă variază, la fel și comisionul pe care îl percep. Majoritatea oferă servicii complete de organizare a evenimentului, dar nu înseamnă că acestea sunt la fel.

Fiecare wedding planner sau companie interpretează diferit acest tip de servicii, își evaluează diferit munca și percep comisionul în funcție de anumite criterii: mărimea evenimentului, dacă nunta are loc în deplasare sau într-o locație atipică, de numărul de ore alocate organizării, diverse solicitări ale mirilor, etc. Fie se percepe un comision sub formă de procent din totalul bugetului gestionat. Fie comisionul este fix și se calculează pe fiecare proiect în parte în funcție de serviciile care urmează a fi prestate.

wedding planner nunta la mare

Foto Credit: Orange Photos

Cât despre serviciile de planificare, acestea se stabilesc pentru fiecare eveniment în parte și în general, sunt:

  • Ședințe de consultanță privind etapele planificării și coordonării evenimentului
  • Stabilirea bugetului și repartizarea acestuia în funcție de priorități
  • Gestionarea bugetului și a plăților realizate către furnizori
  • Identificarea, alegerea și rezervarea locației potrivite evenimentului
  • Consultanță în alegerea și stabilirea meniului
  • Identificarea, alegerea, contactarea și rezervarea furnizorilor necesari organizării evenimentului (fotograf, videograf, band/dj, invitații, make-up & hair, oficiant ceremonie, etc.)
  • Consultanță privind selectarea furnizorilor
  • Vizionări ale serviciilor furnizorilor *locație, catering, muzică, foto/video, make-up, hair, rochie/costum, etc.
  • Intermedierea și gestionarea relației cu furnizorii până la finele evenimentului
  • Realizarea listei de to do-uri până în ziua nunții și stabilirea termenelor limită
  • Managementul invitaților (confirmări, transport, cazări)
  • Stabilirea programului miresei, mirelui și familiei pentru ziua nunții
  • Coordonarea participanților la cununiile civilă/religioasă/umanistă
  • Realizarea unui calendar detaliat al evenimentului
  • Managementul în ziua evenimentului (coordonarea furnizorilor, invitaților)
  • Organizarea petrecerilor de burlăcie
  • Organizarea unei mese a două zi după eveniment (ciorba de potroace)
  • Design și styling eveniment în funcție de locație
  • Alte servicii în funcție de necesități

Un pachet complet de servicii înseamnă anticiparea fiecărei dorințe și în același timp educarea în privința opțiunilor existente pentru solicitările voastre. Un wedding planner cu experiență va fi întotdeauna sincer și transparent cu voi, nu va spune că orice este realizabil, fără să se documenteze despre ce înseamnă realizarea acelui “orice” din punct de vedere logistic, financiar, etc.

Wedding planner-ul va avea grijă ca dorințele voastre să prindă viață în timp ce se va gândi și la bugetul final, va gestiona toate acele situații care apar negreșit atât pe perioada planificării cât și în ziua nunții fără ca voi să realizați ceva, va fi un mediator între voi și toți ceilalți: furnizori, familie, invitați. Va fi cel mai bun prieten al vostru :)

Aproape de fiecare dată se înfiripă prietenii adevărate între wedding planner și miri.

wedding planner nunta la mare

Foto Credit: Ostafi Photography

Apelați la serviciile unui wedding planner, dacă:

  •  aveți un job solicitant
  • nu știți cu ce și de unde să începeți
  • aveți puțin timp la dispoziție pentru planificarea evenimentului
  • nunta va avea loc în deplasare (la mare sau la munte)
  • nunta va avea loc într-o locație care în mod normal nu este destinată evenimentelor (în pădure, galerie de artă, muzeu, etc.)
  • nu doriți să aveți parte de nici un stres pe parcursul planificării și/sau în ziua/noaptea nunții

Designer de eveniment / Stilist / Arhitect

Rolul unui designer de eveniment nu include găsirea furnizorilor, negocierea contractelor sau coordonarea evenimentului. Rolul acestuia poate fi destul de neclar, întrucât termenul de designer de eveniment, este folosit adesea de către wedding planneri pentru a se descrie.

Există anumiți organizatori care sunt și designeri de eveniment, însă în general un planner colaborează cu astfel de profesioniști.

Designerul de eveniment este persoana sau compania care este specializată în design și gestionează toată partea estetică a nunții, de la alegerea paletei de culori, a materialelor și tuturor elementelor de decor, inclusiv look-ul mirilor. Conceptualizeză întreg evenimentul și lucrează îndeaproape cu floriști, tehnicieni de lumini, graficieni, inclusiv cu fotograful și videograful pentru a crea imaginea și atmosfera evenimentului.

Abilitatea de a transpune în realitate viziunea și de a crea o anumită atmosferă este un talent aparte și de cele mai multe ori este nevoie de o echipă întreagă pentru ca acest lucru să fie posibil.

Puteți apela la un stilist oricând pe parcursul planificării, însă, ca și în cazul plannerului este recomandat să apelați la acesta cât de poate de devreme. Cu siguranță părerea unui profesionist va conta foarte mult în alegerea locației. Pentru un designer, locația este ca pânză goală pe care abia așteptă să o picteze.

wedding designer nunta la mare

Foto Credit: Scripnicu Gabriel

wedding designer nunta la mare

Foto Credit: Scripnicu Gabriel

Indiferent că vă ocupați de planificarea nunții singuri sau cu ajutorul unui wedding planner puteți solicita părerea unui designer. Fie că este vorba de anumite detalii sau de întreg conceptul, mai mult ca sigur, vă va fi de ajutor.

Este bine de știut că sunt designeri care preferă să fie implicați încă de la început, în timp ce alții nu au nici o problemă în a prelua deja conceptul și a-l duce mai departe. Când vine vorba de costul unui designer de eveniment lucrurile sunt asemănătoare cu wedding plannerul.

În funcție de notorietate, de mărimea și necesitățile evenimentului, etc. se percepe un comision sub formă de procent din bugetul nunții gestionat sau un comision fix pe proiect.

Ce face un designer de eveniment depinde foarte mult de ceea ce își doresc miri. Dacă decorul nunții este o parte importantă sau doriți o tematică aparte care implică multe multe detalii și nu știți de unde să începeți, atunci un designer de eveniment este persoana potrivită pentru voi.

Cu cât doriți mai multe detalii în decorul nunții, cu atât veți avea mai mult de câștigat apelând la un stilist. Dacă de exemplu, ați stabilit deja culoarea evenimentului sau tipul florilor, un designer vă poate oferi o părere obiectivă despre acestea: poate veni în completare cu diferite tonuri și nuanțe ale culorii dar și contraste pentru a accentua ideea care se dorește a fi transmisă, vă poate consilia în privința alegerii florilor în funcție de sezon, culori, stil, etc.

wedding designer nunta la mare

Foto Credit: Vanilla Roads

Printre serviciile oferite de un designer de eveniment, se regăsesc:

  • Realizează conceptul evenimentului (moodboard, mostre de culori și materiale, etc.)
  • Supervizează bugetul alocat decorului și a furnizorilor precum floriști, închiriere decor, lumini, papetărie, etc.
  • Vizitează locația pentru a realiza schița detaliată, pentru a vizualiza unde și cum va fi așezat decorul și pentru a identifica potențiale probleme
  • În ziua evenimentului este persoana care supervizează implementarea conceptului și așezarea elementelor de decor
  • Are grijă de micile detalii care fac diferența

Este important ca designerul ales să colaboreze bine cu organizatorul nunții. În general, dacă există deja un wedding planner implicat, acesta cu siguranța va avea câteva recomandări de wedding designeri. De asemenea, există varianta de a-i contracta încă de la început pe ambii, ceea ce este ideal.

wedding designer nunta la mare

Foto Credit: Daniel Ene

Coordonatorul nunții

Coordonatorul nu este responsabil pentru planificarea nunții. Nu este persoana pe care o sunați imediat ce ați stabilit că vă căsătoriți pentru a alege locația sau orice alt furnizor. În general, un coordonator de eveniment se contractează cu 2-3 luni sau săptămâni înainte de eveniment (depinde de ce servicii doriți) și practic va prelua toate detaliile stabilite până în acel moment și le va transforma în realitate.

Rolul lui principal este să fie prezent în ziua evenimentului și să se asigure că totul decurge fără incidente și conform planului. De preferat este să apelați la serviciile unui coordonator cu cel puțin o lună înainte de eveniment, astfel va avea timp să se pună la curent cu ceea ce ați stabilit deja, să intre în contact cu furnizorii, să realizeze un program pentru ziua nunții, etc.

Pentru că, în general, ultima lună dinaintea evenimentului este ca o avalanșă, când practic totul se concretizează, emoțiile și stresul sunt inevitabile, este recomandat să apelați la o persoană cu experiență. Astfel, veți fi mult mai relaxați și vă veți putea bucura din plin de ziua nunții, fără a fi nevoiți să coordonați furnizorii sau să conduceți invitații la mese.

wedding coordinator

Foto Credit: Orange Photos

O confuzie care este foarte des întâlnită este aceea între coordonatorul de eveniment pe care îl contractați voi și coordonatorul de eveniment pe care locația îl pune la dispoziția voastră pentru ziua nunții. Colaborăm foarte bine cu mulți dintre ei și într-adevăr pot gestiona minunat ziua/noaptea nunții. Însă, este bine de știut că cel din urmă este angajat și plătit de locație, astfel reprezintă mai întâi interesele acesteia și apoi ale voastre.

Un alt aspect de luat în calcul este faptul că, este posibil ca persoana pe care ați cunoscut-o atunci când ați rezervat locația să nu mai fie angajată la momentul nunții voastre și să fie nevoie să lucrați cu altcineva. De asemenea, acesta nu va putea fi alături de voi la ceremonie, sau la ședința foto, sau pentru orice altă necesitate veți avea, deoarece prioritatea lui va fi ca totul să decurgă perfect la servirea mâncării, să pregătească ospătarii, și multe alte detalii ce nu au legătură cu nevoile voastre reale de la un coordonator de eveniment.

Așadar, este bine să lăsați coordonatorul locației să se dedice exclusiv locației, iar pentru a vă asigura că TOTUL va fi gestionat, din primele ore ale zilei și până la finalul petrecerii contractați o persoană care să vă reprezinte pe voi și numai pe voi.

În general, serviciile unui coordonator de eveniment constau în:

  • Câteva întâlniri cu miri, cu 4-8 săptămâni înainte de eveniment pentru a prelua toate detaliile despre organizarea evenimentului
  •  Va intra în contact cu toți furnizorii pentru a stabili ultimile detalii
  • Va crea un program detaliat pentru săptămâna premergătoare evenimentului și pentru ziua/noaptea nunții
  • Va avea grijă de orice detaliu care a fost omis de către miri sau alți furnizori
  • Se ocupă de coordonare în ziua și noaptea evenimentului

Dacă sunteți persoane organizate, aveți timp la dispoziție, doriți să vă implicați în organizarea evenimentului dar în același timp nu vreți să aveți de-a face cu coordonarea în ziua cea mare, atunci un coordonator de eveniment este alegerea perfectă.

wedding coordinator nunta la mare

Foto Credit: Scripnicu Gabriel

Acum doar rămâne să vă decideți care variantă este mai potrivită pentru voi, iar pentru asta este bine să țineți cont de:

  • Fie că doriți un planner, designer sau un coordonator al nunții este bine să îi contractați din timp, chiar dacă se vor implica în planificarea/designul evenimentului mai târziu.
  • Indiferent de experiență, de numărul de evenimente organizate, de review-urile sau fotografiile superbe, este extrem de important să aveți o întâlnire și să vă cunoașteți personal. Dacă întâlnirea nu poate avea loc “face to face” atunci există varianta online. Dacă personalitatea furnizorului nu se potrivește cu a voastră, atunci cel mai probabil comunicarea nu va fi una reușită și cu siguranță va afecta atmosfera evenimentului. De asemenea recomandarea este ca la întâlnire să fiți amândoi, să puneți întrebări despre pașii planificării, etc. Dacă în urma întâlnirii aveți un sentiment de liniște și relaxare atunci este persoana potrivită pentru voi.
  • Luați în considerare bugetul, având în vedere că serviciile complete de planificare, coordonare și design reprezintă 15-30% din bugetul total al nunții, în funcție de experiență și de nivelul de implicare în eveniment.

Dacă decideți să porniți în aventura planificării nunții singuri, fără ajutorul unui profesionist, atunci:

  • Specificați de la început furnizorilor că nu veți avea un wedding planner/coordinator, astfel fiecare dintre ei vă va putea oferi ponturi și sfaturi care pot ajuta;
  • Delegați o persoană de încredere care să gestioneze desfășurarea evenimentelor din ziua nunții.

wedding planner nunta la mare

De-a lungul anilor am dat frâu liber creativității pe care am îmbinat-o perfect cu profesionalism și respect pentru clienți, creându-ne stilul propriu în abordarea planificării evenimentelor și designul acestora. Ne reinventăm și investim constant în educația și recuzita noastră pentru oferi mirilor resursele necesare de a se bucura din plin, atât de ziua nunții, cât și de procesul de planificare al acesteia, fiind alături de ei la fiecare pas.

De aceea, fiecărui eveniment pe care îl organizăm alocăm o echipă formată dintr-un organizator de eveniment (Wedding Planner), un designer de eveniment (Wedding Designer) și un coordonator de eveniment (Wedding Coordinator). Toate acestea însumează conceptul nostru despre o #nuntalamare.

Echipa Nunta La Mare

ȚI-A PLĂCUT SAU ȚI-A FOST DE FOLOS ACEST ARTICOL ȘI VREI SĂ PRIMEȘTI ȘI ALTE INFORMAȚII PE VIITOR? ABONEAZĂ-TE LA NEWSLETTERUL WEDMAG - CEL MAI MARE BLOG DEDICAT NUNȚILOR DIN ROMÂNIA