Nunțile sub amenințarea coronavirusului

Situația actuală privind coronavirusul și nunțile aproape că nu mai are nevoie de introduceri. Viața de zi cu zi a căpătat un alt sens, iar prioritățile de odinioară s-au transformat în măsuri de prevenție. Dacă ai nunta într-una din lunile viitoare, suntem conștienți că nu ești lipsită de griji și întrebări. Mai mult, sunt dileme care îi privesc pe toți: miri și furnizori, într-o industrie în care, contextul actual nu ne dă de ales.

SARTO costume de gală

Cu acest scop am stat de vorbă cu mai mulți profesioniști din domeniul nunților, wedding planneri și reprezentați ai locațiilor despre recomandări care să te ajute să iei cele mai bune decizii în următoarea perioadă.

În situația dată, ce este de făcut?

Laura Pop, coordonator de evenimente la restaurantul Casa Boema din Cluj-Napoca, un etalon al nunților vintage-chic, ne spune:

În mod firesc, probabil majoritatea mirilor sunt acum copleșiți între a face una din următoarele alegeri:

1. Să stea în așteptare, sperând că până la evenimentul lor se vor liniști apele și totul va rămâne conform planului;

2. Să anuleze evenimentul pentru a-și recupera măcar parte din investiții, urmând să reia la un moment dat demersurile, poate cu o listă mai restrânsă de invitați, sau poate dimpotrivă, în funcție de situație;

3. Să amâne evenimentul pe o dată mai înspre finalul sezonului, în speranța că pericolul va dispărea până atunci.

E greu de dat un sfat ținând cont că situațiile particulare pot fi extrem de diferite, însă la modul general, ultima variantă pare opțiunea cea mai potrivită și cu riscurile cele mai mici.

De ce? Pentru că amânarea presupune cele mai mici pierderi financiare – majoritatea furnizorilor, dacă sunt anunțați din timp, pot face modificări fără să îi coste nimic. Pentru anul viitor însă, deja șansele de a găsi date disponibile scad pe măsură ce trece timpul.

Anul aceste e foarte posibil ca în întregul domeniu să existe modificări care să permită mutarea zilei nunții: evenimente care se țin vinerea, spre exemplu, sau prelungirea sezonului cu luni pline în noiembrie sau chiar decembrie.

Riscul este foarte mic, întrucât în eventualitatea în care problemele durează luni bune de zile, în cel mai rău caz se ajunge la o nouă amânare.

Sfat: cu cât mirii iau mai devreme decizia mutării datei, cu atât șansele ca majoritatea furnizorilor implicați să fie încă disponibili.

Sală de nuntă din Cluj-Napoca la restaurantul Casa Boema

Sala de nuntă a restaurantului Casa Boema din Cluj-Napoca | foto: be-light.ro

Andrada Sas – The Wedding Styler:

Dacă aveți nunta planificată pentru luna mai – sau chiar luna iunie, puteți alege una dintre cele două strategii pe care eu le-am identificat împreună cu clienții mei:

A) planul “adrenalina” – care înseamnă să așteptați până aveți certitudinea că nunta voastră este imposibil de pus în plan în data programată inițial și să reprogramați doar daca aveți această certitudine. Totuși, trebuie să vă pregătiți din timp pentru această “manevră”, să discutați din timp cu toată lumea – și vă recomand să vă reorientați mental către 2021, ca să puteți păstra aceeași echipă și să minimizați pierderile.

B) planul “mai bine mai devreme decât mai tarziu” – dacă este important pentru voi ca nunta să aibă loc în 2020, reprogramați încă de pe acum evenimentul. Este posibil, în acest moment, să mai găsiți încă date disponibile în septembrie, octombrie sau chiar noiembrie. Verificați cu locația în ce măsură puteți face acest lucru și ce date sunt disponibile, după care verificați în ce mod echipa pe care ați contractat-o pentru eveniment este disponibilă în aceleași date.

Dacă nunta este programată pentru mai tarziu în cursul anului 2020 și vă simtiți mai în siguranță, evitați totuși în această perioadă să încheiați contracte noi. E o perioadă tulbure pentru toată lumea și e mai bine să aveți cât mai putine ițe de descâlcit mai târziu, în caz că situația o va impune.

În afară de toate aceste lucruri, dragii mei, vă doresc mult calm. Suntem cu toții în aceeași situație și cu toții ne dorim să ieșim din ea și să ne bucurăm și să ne îmbrățișăm cu drag. Aveți grijă de voi!

ȚI-A PLĂCUT SAU ȚI-A FOST DE FOLOS ACEST ARTICOL ȘI VREI SĂ PRIMEȘTI ȘI ALTE INFORMAȚII PE VIITOR? ABONEAZĂ-TE LA NEWSLETTERUL WEDMAG - CEL MAI MARE BLOG DEDICAT NUNȚILOR DIN ROMÂNIA

Alexandra Blaga – Blaga Events:

În primul rând, nu vorbim despre o anulare. De ce am face asta?! Mutăm evenimentul pentru o dată mai îndepartată sau pentru 2021.

Sunt luni de muncă, bani investiți care se pot pierde și nu avem de ce să tratăm toată situația cu așa dramatism. Soluții există și fiecare dintre noi le poate pune în practică, astfel încât, să ne liniștim clienții că totul va fi bine. Putem să găsim rochii și costume online, să vorbim cu vendors să mutăm evenimentul și să ne corelam cu toții pentru o anumită dată. Fiți pregatiți și informați și mentineți o relație deschisă cu furnizorii și invitații.

Până atunci, așteptăm în liniște ca cineva să anunțe că noi toți, lumea, am învins și am trecut cu bine peste această amenințare și că, în sfârșit, putem continua să îmbrățișăm, sărutăm, să ne întalnim, aduna, petrecem și celebra.

În final ce contează cel mai mult este că vă aveți unul pe celălalt. Într-un fel, aceasta situație poate fi considerată un mic cadou de la univers să vă/ne testeze rezistența și intensitatea cuplului în timp ce vă pregatiți pentru o viață împreună.

Echipa Nuntă la Mare, cu experiență vastă în organizarea ceremoniilor pe plajă, partener WEDMAG PREMIUM

Dacă evenimentul vostru urmează să aibă loc în luna următoare, ținând cont de limitele impuse de autorități și de faptul că o mare parte din locații aleg să închidă în această perioadă, mai mult ca sigur va fi nevoie să reprogramați pentru o dată ulterioară. Trebuie să luați în calcul că majoritatea invitaților nu se vor simți confortabil să participe la eveniment, același lucru putând fi valabil și pentru furnizori.

De asemenea, este vorba și de riscul la care vă supuneți, atât voi cât și cei apropiați. În funcție de evoluția pandemiei atât în țară cât și în afară, este posibil ca și pentru evenimentele care au loc în lunile mai-iunie să se aplice cele de mai sus. Însă pentru acestea din urmă, sfatul este să așteptați între două și patru săptămâni (în funcție de când și unde are loc evenimentul) iar apoi să luați decizia potrivită.

Fiecare eveniment implică logistică diferită, mai ales cele care au loc în deplasare, fie că nunta va avea loc în România sau peste hotare. Bineînțeles că evenimentele care presupun deplasarea invitaților dintr-o țară în alta, vor fi mai predispuse la anulări în funcție de restricțiile fiecărei țări și perioada de aplicare a acestora.

Între timp este indicat să luați legătura cu toți furnizorii implicați în eveniment și să găsiți soluții împreună pentru reprogramare. Dacă aveți un wedding planner, atunci este prima persoană pe care trebuie să o contactați pentru planul B. Cu siguranță veți ajunge la un numitor comun, toată lumea înțelege că este vorba de ceva ce nu poate fi controlat.

În cazul în care furnizorii sunt reticenți sau nu sunt deschiși să ajungă la o înțelegere, din păcate ați ales greșit încă de la început și este de preferat să încetați colaborarea cu ei. Vă recomandăm să analizați și contractele semnate cu fiecare furnizor înainte de a lua legătura cu aceștia.

Dacă faceți parte din cei care își planifică nunta pentru anul 2021, fie că deja ați început sau urmează să începeți pregătirile, atunci lucrurile ar trebui să decurgă la fel ca și până acum. Pe lângă faptul că #stamacasa, aveți mai mult timp la dispoziție, puteți fi și o licărire de speranță pentru o întreagă industrie care momentan suferă.

Noi suntem optimiști că totul va fi ok și că lucrurile se vor întoarce pe făgașul normal. Între timp #stay-home, #staysafe & #bekind.

Este pandemia de coronavirus, caz de forța majoră pentru anularea sau amânarea nunții?

Joy Moments – wedding planner & designer – Iulia Dranca, partener WEDMAG PREMIUM

Pandemia de coronavirus nu reprezintă o situație de forță majoră întotdeauna și nu conduce automat la anularea evenimentului ci este necesar să se aprecieze de la caz la caz. Atunci când este întemeiată, situația de forță majoră poate fi invocată indiferent dacă a fost menționată sau nu în contractul de prestări servicii iar, dacă este menționată în contract, este necesară respectarea clauzelor contractuale specifice (termenul pentru invocarea forței majore, dovedirea forței majore, obținerea unui certificat de forță majoră de la camera de comerț, etc).

Atunci când invocăm justificat situația de forță majoră, considerăm că mirii nu trebuie să fie responsabili pentru anularea evenimentelor și că sunt îndreptățiți la restituirea avansurilor și sumelor de bani plătite către furnizori, pe motivul plății nedatorate, în măsura în care nu au fost antrenate costuri sau nu au fost efectuate servicii de către respectivii furnizori până la momentul comunicării deciziei de anulare a evenimentului.

Forța majoră poate fi invocată atât de cupluri, cât și de furnizorii de servicii de evenimente, precum:

– locații și restaurante, care trebuie să se supună restricțiilor aprobate prin deciziile autorităților publice, de exemplu măsura închiderii restaurantului, clubului, hotelului, sau interdicția evenimentelor mai mari de 200 persoane în anumite perioade;

– firme de catering, floriști și decoratori, care nu își mai pot îndeplini întocmai obiectul de activitate din cauza lipsei stocurilor de produse necesare (de exemplu, lipsa unor alimente de bază, oprirea transporturilor sau închiderea depozitelor internaționale de flori).

Este clar că vorbim de forță majoră dacă suntem în plină stare de urgență iar toate evenimentele (indiferent de numărul de participanți) sunt interzise, sălile de eveniment fiind închise ca urmare a deciziilor autorităților publice. În astfel de cazuri, situația de forță majoră este evidentă iar toate evenimentele programate în perioada unor astfel de interdicții sunt și ele interzise.

Totuși, în alte cazuri afectate de pandemia de coronavirus nu putem vorbi de situația de forță majoră, precum:

– existența unor restricții care nu afectează evenimentul: de exemplu, dacă evenimentele cu maxim 100 sau 200 de participanți sunt permise, iar dacă un cuplu de miri estimează 50 de invitați, atunci nici locația de eveniment, nici mirii nu au motive să anuleze nunta pentru caz de forța majoră;

– neatingerea numărului minim de invitați stabilit în contract: deși nu au fost niciun fel de restricții, invitații au preferat să nu participe la eveniment pentru a evita locurile aglomerate, la nuntă fiind prezente, de exemplu, doar 80 persoane în loc de minim 100 persoane, conform contractului. În acest caz mirii nu au motive să invoce forța majoră și vor suporta costurile contractuale pentru minimul de invitați agreat contractual;

– dacă aranjamentele florale presupun flori care se găsesc la producătorii locali, atunci floristul nu poate invoca închiderea depozitelor internaționale de flori și este obligat să-și respecte obligațiile contractuale.

Pentru a ieși din acest impas și a evita anularea evenimentelor, indiferent că vorbim de cazuri de forță majoră sau nu, recomandarea noastră este ca mirii să discute cu furnizorii de servicii, pe motivul impreviziunii, și cu multă flexibilitate de ambele părți, să încerce adaptarea contractului, costurilor și serviciilor în noul context.

De asemenea, de la caz la caz, se poate discuta chiar reprogramarea evenimentului pentru o dată ulterioară, disponibilă și convenabilă pentru ambele părți, când toți sau cea mai mare parte dintre furnizorii contractați sunt disponibili, astfel încât pierderile financiare să fie cât mai mici pentru cuplurile de miri.

Concret, cum poți proceda în cazul unei reprogramări?

Geta Ungurean, Zen Wedding Planner:

În situația actuală, consider că cel mai important este ca mirii să nu intre în panică. Viața nu este nici liniară și nici fixata pe un anumit trend, are provocarile ei, de aceea cel mai important lucru acum este să se adapteze cât de mult pot la cerințele actuale, să încerce să găsească beneficiile din aceasta situație.

Sigur, nu e plăcut, dar sunt convinsă că pentru fiecare cuplu va fi mai ușor dacă partenerii își vor aduce aminte de motivele pentru care și-au imaginat nunta într-un anumit fel: să își celebreze iubirea alături de familie și prietenii apropiați.

Deși în perioada imediat următoare unele nunți nu se pot desfășura, mirii pot să găsească soluții prin care să minimize impactul. Vă scriu mai jos câteva idei despre ce ar putea să facă în situația respectivă:

– Să sune la restaurant și să ceară alte date disponibile pentru anul 2020 sau anul 2021 (daca aleg să facă nunta anul următor).

– Să aleagă două date care li se potrivesc cel mai bine sufletului lor și să le “blocheze” pentru o zi. Evident că acele date trebuie discutate și cu nașii pentru ca să se verifice programul acestora.

– După stabilirea noilor posibile date pentru eveniment împreună cu managerul restaurantului, trebuie să se consulte cu furnizorii contractați deja privind disponibilitatea acestora. Recomand să se aleagă prima data furnizorii care nu pot fi prezenți în două locuri în acelasi timp: band, DJ, fotograf, videograf. Ceilalți furnizori pot să se adapteze și să trimită o echipa pentru implementarea conceptului de flori și decorațiuni sau livrarea de prăjituri, mărturii, etc.

– Să deblocheze data pe care n-au ales-o la restaurant

– Să anunțe invitații de schimbarea datei nunții

– Să se bucure de organizarea nunții în urmatoarea perioadă și de timpul petrecut împreună, acasă

– Să nu uite că cel mai important în viață este faptul că s-au întalnit, se iubesc și au decis să fie împreună. Faptul că nunta se amână pentru o perioadă, din motive pe care ei nu le pot controla, nu e sfarsitul lumii, din contra. Acum e momentul acela – ”la greu” pe care-l pot depași mult mai ușor tocmai pentru ca ei deja s-au găsit, sunt sanătoși și fericiti în DOI.

Acum, ce rămâne de făcut?

EventGate wedding planners:

Punem sau nu pregătirile pe hold?

Indiferent dacă ai deja certitudinea că nunta va fi amânată sau încă mai aștepți, sunt lucruri pe care le poți face de acasă astfel încât să te asiguri că ai făcut tot ceea ce ținea de tine.

Pe parcursul pregătirilor de nuntă, când trece o zi, două, o săptămână și nu ai avut timp să rezolvi ceva pentru nuntă, cel mai probabil te simți vinovată sau stresată că se scurg zilele, nunta se apropie și nu ai “nimic” pregătit!

Acum, justificat, poți să iei o pauză! Excepție poate face activitatea care consumă cel mai mult timp – căutarea de inspirație pentru conceptul de nuntă. Poți face asta în timpul pe care l-ai fi consumat cu deplasarea la muncă, dacă ai acum avantajul de a munci de acasă. Sau te poți deconecta din când în când de la știri, “pierzându-te” pe Pinterest.

Încearcă să iei legatura în scris sau prin call-uri și cu restul furnizorilor, astfel încât să poți replanifica nunta din timp, măcar la modul teoretic. Să ai un plan B. La nevoie, rămâi deschisă și pentru un plan C.

Dacă ești un furnizor de servicii și vrei să contribui la articolele în care miresele primesc sfaturi de la experții din industria nunților, te invităm să te înscrii pe grupul dedicat lor (nu uita să răspunzi la cele 3 întrebări).

Aici puteți citi și o analiză despre nivelul de îngrijorare al business-urilor din domeniul foto-video in contextul pandemiei de coronavirus.

Foto copertă: Adora Studio

ȚI-A PLĂCUT SAU ȚI-A FOST DE FOLOS ACEST ARTICOL ȘI VREI SĂ PRIMEȘTI ȘI ALTE INFORMAȚII PE VIITOR? ABONEAZĂ-TE LA NEWSLETTERUL WEDMAG - CEL MAI MARE BLOG DEDICAT NUNȚILOR DIN ROMÂNIA

*****

Citește noul număr al revistei Best Of Weddings – inspirație de nuntă 100% româneascăNunțile sub amenințarea coronavirusului